Tugas
BAB 9
BAB 9
Pertanyaan :
• Berikan contoh real cara mengukur salah satu pegawaian di kantor, seperti sekretaris atau receptionist.
• Berikan contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja!
Dapatkah anda member alasan pola pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan?kenapa?
• Ada berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian?terangkan dan beri contoh lainnya!
• Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
Jawaban:
• Contoh real cara mengukur pegawaian sekretaris atau receptionist di kantor:
Tentukan terlebih dahulu standar yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan oleh pegawai tersebut untuk menunjukkan produktivitasnya
Untuk seorang receptionist, pengukuran pekerjaannya dapat dilihat dari berapa orang yang dapat ia layani dalam satu waktu (menggunakan teknik pengukuran catatan waktu). Selain itu pengukuran juga dapat dilihat dari berapa lama waktu yang ia perlukan untuk melayani seseorang (dengan menggunakan teknik pencatatan historis).
Untuk seorang sekretaris , salah satu cara pengukuran pekerjaannya dapat dilakukan dengan menghitung seberapa handal ia mengatur jadwal kegiatan bos’nya, berapa lama waktu yang ia perlukan untuk menyelesaikan pengetikan surat yang diperintahkan oleh bos’nya, berapa nilai akurasi dalam pengetikannya, seberapa cepat dan akurat ia menagkap hasil rapat dan mencatatnya dalam notulen rapat, dll.
• Contoh dan metode yang digunakan dalam menyederhanakan arus kerja.
Apabila rendahnya kinerja pegawai disebabkan oleh arus kerja yang berbelit-belit maka harus digunakan penyederhanaan arus kerja. Contoh kasusnya:
Prosedur pembayaran uang kuliah di POLBAN yang awalya berbelit-belit hingga seringkali terjadi antrian yang panjang pada saat mahasiswa melakukan pembayaran uang kuliah. Untuk mengatasi hal tersebut dilalkukan penyederhanaan arus kerja dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Ambil data dengan cara melakukan survey secara menyeluruh tentang system kerja yang ada. Siapa saja yang terlibat?, arus kerjanya seperti apa? Dll
Analisa data dan fakta yang ada, bila mungkin gunakan symbol-simbol yang ada seperti flow chart, Organisation and method, data flow diagram dll sehingga diketahui akar permasalahnnya.
Tentukan metode yang tepat, alat dan mesin yang akan digunakan, prosedur baru yang akan digunakan, dll
Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan lahan, tahap demi tahap sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
Lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
Pada kasus pembayaran uang kuliah di polban, setelah dilakukan survey dan analisa data, ternyata diketahui bahwa kurang efisiennya prosedur pembayaran uang kuliah sehingga menyebabkan antrian penjang tersebut disebabkan oleh terbatasnya jumlah anggota pelayanan pembayaran uang kuliah tersebut, kebayankan mahasiswa membayar di waktu yang bersamaan, kurangnya kecepatan pelayan dalam melayani pembayaran uang kuliah, dll. Dari masalah-masalah yang telah dianalisa tersebut, maka ditentukanlah satu metode baru dalam pelayanan pembayaran uang kuliah mahasiswa POLBAN yaitu dengan mewajibkan seluruh mahasiswa melakukan pembayaran melalui bank-bank yang sebelumnya telah bekerja sama dengan pihak POLBAN untuk menangani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Jadi mahasiswa dapat membayar uang kuliahnya dari cabang-cabang bank yang bersangkutan sehingga lebih efisien dan tidak menyebabkan antrian panjang. Setelah pembayaran di bank, mahasiswa diwajibkan melakukan konfirmasi pembayaran pada bagian akademik kemahasiswaan di kampus untuk pencatatan di kampus. Hal ini kemudian diterapkan secara perlahan dan bertahap agar dapat diterima oleh semua pihak dan setelah diterapkan, kemudian dievaluasi apakah perubahan metode yang dilakukan tersebut berdampak baik atau tidak.
• Menurut saya, pola pembagian kerja yang banyak dipakai di perusahaan adalah pola gabungan dimana sebagian pekerjaan dibagi pada sebagian orang dengan menggunakan pola paralael dan sebagian lagi dengan pola serial. Hal ini dikarenakan, dalam sebuah perusahaan selalu saja ada kebijakan executive (istimewa) dimana suatu hal harus langsung ditangani oleh orang yang bersangkutan (contohnya istri bos yang ingin bertemu dengan suaminya biasanya menolak jika harus berbelit-belit atau menghadap bawahan-bawahannya dulu. Biasaya, dari receptionist langsung diantarkan menemui orang yang dituju meskipun belum ada janji sebelumnya). Sedangkan untuk kasus lain, biasanya tamu harus membuat janji terlebih dahulu sebelum menemui seseorang di perusahaan (pimpinan) selain itu biasanya tamu juga harus menemui staff-staff lain terlebih dahulu sebelum benar-benar ditangani oleh pimpinannya.
• Cara-cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian antara lain adalah:
Mobile units (unit bergerak)
Peusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya apabila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang berat. Contoh, apabila perkerjaan di bagian pelayanan suatu perusahaan sedang padat dan memerlukan bantuan, maka mobile unit tersebut diberlakukan untuk membantu pekerjaan yang padat tersebut.
Sentralisasi kegiatan kantor
Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggandaan, filing, dll. Sentralisasi ini akan menciptakan speliasasi pegawaian yang efeknya akan menciptakan kecakapan dan kecepatan pegawai dalam bekerja. Dengan demikian sentralisasi kegiatan kentor dapat melenyapkan fluktuasi beben kerja. Contoh: dibuati unit khusus pengetikan dalam suatu kantor sehingga semua pekerjaan pengetikan dilimpahkan pada unit ini. Secara tidak langsung hal ini menimbulkan kecakapan dan kecepatan pegawai unit ini dalam pangetikan.
Cycling (penebaran menurut waktu)
Pegawaian kantor disebar menurut waktu baik jam maupau hari. Sebagai contoh: konsumen yang berdomisili di daerah A diberi kesempatan pembayaran dari tanggal 1-5. Sedangkan konsumen yang berdomisili di wilayah B diberi kesempatan melakukan pembayaran dari tanggal 6-10. Begitu seterusnya sampai penanggalan selama satu bulan.
Back Log
Sistim ini membagi pegawaian dalam criteria: urgent(penting), segera, dan biasa. Sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas. Pegawaian yang urgent merupakan prioritas utama untuk diselesaikan, berikutnya pegawaian yang bersifat segera dan biasa. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal.
Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal. Cara ini tidak terlalu memuaskan untuk mengatasi fluktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatnya kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai.
Partimer
Partimer adalah menambah jumlah karyawan dengan cara menyewa tenaga kerja baru untuk satu waktu atau pekerjaan tertentu. Cara ini cukup flexible, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan.
Scheduling
Menjadwal kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.
• Usaha-usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai kantor di kampus POLBAN antara lain adalah:
Pegawai kantor di POLBAN sebaiknya diberikan dukungan dari direktur (pimpinan puncak). Dukungan ini bisa berupa dukungan moril (peninjauan ke lokasi pekerjaan kantor) ataupun dukungan materil seperti pemberian bonus-bonus.
Pekerja di kantor sebaiknya diberikan kesempatan dan kontribusinya untuk menyumbangkan ide-idenya dalam rangka meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor di POLBAN.
Pekerja kantor sebiaknya diberikan penghargaan atas kinerjanya seperti pemberian insentive, maupun promosi naik jabatan yang cepat.
Diberlakukan komunikasi terbuka antara pegawai dengan pimpinan agar pegawai kantor dapat menyalurkan aspirasinya dalam peningkatan produktifitas pekerjaan kantor.
• Berikan contoh real cara mengukur salah satu pegawaian di kantor, seperti sekretaris atau receptionist.
• Berikan contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja!
Dapatkah anda member alasan pola pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan?kenapa?
• Ada berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian?terangkan dan beri contoh lainnya!
• Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
Jawaban:
• Contoh real cara mengukur pegawaian sekretaris atau receptionist di kantor:
Tentukan terlebih dahulu standar yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan oleh pegawai tersebut untuk menunjukkan produktivitasnya
Untuk seorang receptionist, pengukuran pekerjaannya dapat dilihat dari berapa orang yang dapat ia layani dalam satu waktu (menggunakan teknik pengukuran catatan waktu). Selain itu pengukuran juga dapat dilihat dari berapa lama waktu yang ia perlukan untuk melayani seseorang (dengan menggunakan teknik pencatatan historis).
Untuk seorang sekretaris , salah satu cara pengukuran pekerjaannya dapat dilakukan dengan menghitung seberapa handal ia mengatur jadwal kegiatan bos’nya, berapa lama waktu yang ia perlukan untuk menyelesaikan pengetikan surat yang diperintahkan oleh bos’nya, berapa nilai akurasi dalam pengetikannya, seberapa cepat dan akurat ia menagkap hasil rapat dan mencatatnya dalam notulen rapat, dll.
• Contoh dan metode yang digunakan dalam menyederhanakan arus kerja.
Apabila rendahnya kinerja pegawai disebabkan oleh arus kerja yang berbelit-belit maka harus digunakan penyederhanaan arus kerja. Contoh kasusnya:
Prosedur pembayaran uang kuliah di POLBAN yang awalya berbelit-belit hingga seringkali terjadi antrian yang panjang pada saat mahasiswa melakukan pembayaran uang kuliah. Untuk mengatasi hal tersebut dilalkukan penyederhanaan arus kerja dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Ambil data dengan cara melakukan survey secara menyeluruh tentang system kerja yang ada. Siapa saja yang terlibat?, arus kerjanya seperti apa? Dll
Analisa data dan fakta yang ada, bila mungkin gunakan symbol-simbol yang ada seperti flow chart, Organisation and method, data flow diagram dll sehingga diketahui akar permasalahnnya.
Tentukan metode yang tepat, alat dan mesin yang akan digunakan, prosedur baru yang akan digunakan, dll
Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan lahan, tahap demi tahap sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
Lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
Pada kasus pembayaran uang kuliah di polban, setelah dilakukan survey dan analisa data, ternyata diketahui bahwa kurang efisiennya prosedur pembayaran uang kuliah sehingga menyebabkan antrian penjang tersebut disebabkan oleh terbatasnya jumlah anggota pelayanan pembayaran uang kuliah tersebut, kebayankan mahasiswa membayar di waktu yang bersamaan, kurangnya kecepatan pelayan dalam melayani pembayaran uang kuliah, dll. Dari masalah-masalah yang telah dianalisa tersebut, maka ditentukanlah satu metode baru dalam pelayanan pembayaran uang kuliah mahasiswa POLBAN yaitu dengan mewajibkan seluruh mahasiswa melakukan pembayaran melalui bank-bank yang sebelumnya telah bekerja sama dengan pihak POLBAN untuk menangani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Jadi mahasiswa dapat membayar uang kuliahnya dari cabang-cabang bank yang bersangkutan sehingga lebih efisien dan tidak menyebabkan antrian panjang. Setelah pembayaran di bank, mahasiswa diwajibkan melakukan konfirmasi pembayaran pada bagian akademik kemahasiswaan di kampus untuk pencatatan di kampus. Hal ini kemudian diterapkan secara perlahan dan bertahap agar dapat diterima oleh semua pihak dan setelah diterapkan, kemudian dievaluasi apakah perubahan metode yang dilakukan tersebut berdampak baik atau tidak.
• Menurut saya, pola pembagian kerja yang banyak dipakai di perusahaan adalah pola gabungan dimana sebagian pekerjaan dibagi pada sebagian orang dengan menggunakan pola paralael dan sebagian lagi dengan pola serial. Hal ini dikarenakan, dalam sebuah perusahaan selalu saja ada kebijakan executive (istimewa) dimana suatu hal harus langsung ditangani oleh orang yang bersangkutan (contohnya istri bos yang ingin bertemu dengan suaminya biasanya menolak jika harus berbelit-belit atau menghadap bawahan-bawahannya dulu. Biasaya, dari receptionist langsung diantarkan menemui orang yang dituju meskipun belum ada janji sebelumnya). Sedangkan untuk kasus lain, biasanya tamu harus membuat janji terlebih dahulu sebelum menemui seseorang di perusahaan (pimpinan) selain itu biasanya tamu juga harus menemui staff-staff lain terlebih dahulu sebelum benar-benar ditangani oleh pimpinannya.
• Cara-cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian antara lain adalah:
Mobile units (unit bergerak)
Peusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya apabila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang berat. Contoh, apabila perkerjaan di bagian pelayanan suatu perusahaan sedang padat dan memerlukan bantuan, maka mobile unit tersebut diberlakukan untuk membantu pekerjaan yang padat tersebut.
Sentralisasi kegiatan kantor
Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan, penggandaan, filing, dll. Sentralisasi ini akan menciptakan speliasasi pegawaian yang efeknya akan menciptakan kecakapan dan kecepatan pegawai dalam bekerja. Dengan demikian sentralisasi kegiatan kentor dapat melenyapkan fluktuasi beben kerja. Contoh: dibuati unit khusus pengetikan dalam suatu kantor sehingga semua pekerjaan pengetikan dilimpahkan pada unit ini. Secara tidak langsung hal ini menimbulkan kecakapan dan kecepatan pegawai unit ini dalam pangetikan.
Cycling (penebaran menurut waktu)
Pegawaian kantor disebar menurut waktu baik jam maupau hari. Sebagai contoh: konsumen yang berdomisili di daerah A diberi kesempatan pembayaran dari tanggal 1-5. Sedangkan konsumen yang berdomisili di wilayah B diberi kesempatan melakukan pembayaran dari tanggal 6-10. Begitu seterusnya sampai penanggalan selama satu bulan.
Back Log
Sistim ini membagi pegawaian dalam criteria: urgent(penting), segera, dan biasa. Sebagai alat bantu dibuat daftar pegawaian yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas. Pegawaian yang urgent merupakan prioritas utama untuk diselesaikan, berikutnya pegawaian yang bersifat segera dan biasa. Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak pegawaian yang penting dapat ditangani lebih awal.
Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawaian diluar jam normal. Cara ini tidak terlalu memuaskan untuk mengatasi fluktuasi beban kerja. Hal ini disebabkan akan meningkatnya kelelahan pegawai juga akan menambah biaya perusahaan untuk membayar lembur pegawai.
Partimer
Partimer adalah menambah jumlah karyawan dengan cara menyewa tenaga kerja baru untuk satu waktu atau pekerjaan tertentu. Cara ini cukup flexible, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan.
Scheduling
Menjadwal kegiatan pegawaian tentang penentuan waktu urutan pegawaian, kapan dimulai dan kapan berakhir.
• Usaha-usaha yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktifitas kerja pegawai kantor di kampus POLBAN antara lain adalah:
Pegawai kantor di POLBAN sebaiknya diberikan dukungan dari direktur (pimpinan puncak). Dukungan ini bisa berupa dukungan moril (peninjauan ke lokasi pekerjaan kantor) ataupun dukungan materil seperti pemberian bonus-bonus.
Pekerja di kantor sebaiknya diberikan kesempatan dan kontribusinya untuk menyumbangkan ide-idenya dalam rangka meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor di POLBAN.
Pekerja kantor sebiaknya diberikan penghargaan atas kinerjanya seperti pemberian insentive, maupun promosi naik jabatan yang cepat.
Diberlakukan komunikasi terbuka antara pegawai dengan pimpinan agar pegawai kantor dapat menyalurkan aspirasinya dalam peningkatan produktifitas pekerjaan kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar